השכרת ציוד לאירוע יכולה להיות משימה מורכבת גם אם מדובר על אירוע קטן, שלא לומר אירועי ענק ואירועים עסקיים. מעבר לשיקול הברור של מחיר, יש לא מעט דברים שכדאי לשים לב אליהם כאשר מחפשים לשכור ציוד לאירועים. ריכזנו במאמר זה כמה טיפים להשכרת ציוד לאירוע ב-2023.
השכרת אוהלים לאירועים בכל סדר גודל
אוהלים לאירועים יכולים לשמש לכל סוג של אירוע בכל סדר גודל החל מאירוע משפחתי קטן כמו שבת חתן ועד לאירוע של אלפי משתתפים כמו קונגרס או הופעת ענק. כדי לשכור אוהל לאירוע, לא משנה מה עונת השנה או גודל האוהל חשוב לזכור שמעבר למחיר יש כמה קריטריונים שיש לבדוק לגבי האוהל וחברת ההשכרה, למשל:
- האם הרכבה ופירוק של האוהל כלולים במחיר?
- האם משלוח האוהל לאזור האירוע כלול במחיר?
- האם האוהל עומד בתקני בטיחות? רצוי כי התקנים יהיו מן התקינה האירופאית המחמירה אך יש לשים לב האם האוהל עומד גם בתקינה הישראלית למשל התקן לעמידה בפני רוחות.
- האם האוהל מגיע לאחר ניקוי יסודי?
- האם החברה מעמידה לרשות המשכיר איש קשר למקרה של תקלות בזמן האירוע?
- האם החברה מגיעה לבדוק את תוואי השטח טרם ההתקנה? חשוב במיוחד באירועים בהם האוהל לא יעמוד על שטח מישורי או בכל אירוע בחיק הטבע.
- האם יש יותר מאופציה אחת מבחינת סוג האוהל? האם החברה מחזיקה למשל אוהלים יוקרתיים לצד אוהלים בסיסיים? האם יש לה גם אוהלים מתנפחים וכן הלאה.
בנוסף, כדאי להתקשר עם חברה לה יכולת לספק ציוד נוסף מלבד האוהל ולא להתפתות למחירים נמוכים במיוחד של אוהלים זולים שלא כוללים דבר מלבד קבלת האוהל עצמו לבית הלקוח.
השכרת גדרות, במות ופודיום לאירועים
באירועים גדולים כמו קונגרסים, כנסים, הופעות, אירועים בהם חלק מן האירוע יכלול עמידה או הופעה על במה יש צורך בהשכרת במה לטובת העניין. ישנם כמה סוגים של במות כאשר חלקם מיועדים לנשיאת משקלים קלים (מספר אנשים וכיסאות למשל עבור הרצאה) וחלקם מיועדים לעמוד במשקלים גדולים. במות אלו מתאימות במיוחד כאשר נדרש להרכיב עליהן ציוד כבד וגדול או כאשר יהיו על הבמה אנשים רבים. כאשר בוחרים במה לאירוע חשוב מאוד אם כך לשים לב לא רק לגודל הבמה אלא גם לשימוש שלה ולהאם היא אכן תוכל לשאת במשקל הצפוי להיות עליה. מדובר על פרמטר עקרוני שאם לא נשאל על ידי חברת ההשכרה חשוב לציין במעמד השיחה הראשונית. מבחינת גדרות, חשוב כי הם יתאימו לא רק מהבחינה הפונקציונלית אלא גם לאופי האירוע. גדרות עשויים מחומרים שונים, בגבהים שונים ואת חלקם ניתן להתאים למשל מבחינת צבע או סגנון ואפילו למתג עבור אירועים עסקיים.
השכרת ציוד נלווה
מעבר לציוד ה"גדול" והמשמעותי השכרת ציוד לאירועים יכולה בהחלט לכלול גם צורך בציוד קטן יותר. כך למשל עבור אירועים בכל סדר גודל, השכרה של צלחות, כוסות וסכו"ם, השכרה של טקסטיל כגון מפות, השכרת ציוד כמו לפידים לאירועי ערב או ציוד גדול יותר כדוגמת כיסאות ושולחנות ושירותים ניידים. הטיפ הטוב ביותר להשכרת ציוד נלווה הוא להחליט האם נעדיף ספק יחיד או מספר ספקים. התמודדות מול ספק יחיד ללא ספק נוחה יותר ודורשת פחות זמן אך היא עשויה להיות אופציה יקרה יותר. כדאי לבדוק מה מחירי השוק לכל סוג של ציוד ורק אז להחליט האם כדאי בכל זאת להתפשר על המחיר תמורות הנוחות שבקבת שירות ממקור אחד.
