אירועים גדולים במיוחד דורשים הפקה מראש, תכנון והכנה של האזור לאירוע. אפשר לקיים אירועים בכל סדר גודל כמעט באוויר הפתוח עם פתרונות לכל סיטואציה. מזג האוויר, צרכי המשתפים באירוע, הגנה משמש וגשם – כל אלו הם פרטים שיש לחשוב עליהם מראש. אך מה נחשב לאירוע רב משתתפים? איך מתמודדים עם מזג האוויר באירוע באוויר הפתוח?
מה נחשב אירוע רב משתתפים?
אירוע רב משתתפים מוגדר כאירוע שבו צפויים להשתתף 500 איש ומעלה. כדי לקיים אירוע בסדר גודל כזה באוויר הפתוח יש לקבל אישור מן הרשות המקומית ולעמוד בכל דרישותיה. כל רשות מקומית מפרסמת הנחיות לגבי קיום אירועים גדולים בשטחה ויש לבדוק את דרישותיה של הרשות הספציפית. הדרישות יכולות לכלול למשל ביטוח צד ג', תוכנית בטיחות וכן הלאה. כמו כן, אירוע רב משתתפים באוויר הפתוח יש לתאם מול המשטרה.
מה היתרונות של אירוע רב משתתפים באוויר הפתוח?
היתרון הגדול ביותר הוא קודם כל האפשרות לקיים אירוע כמעט בכל סדר גודל. בעוד שאולמות אירועים, מרכזי קונגרסים וכדומה מגבילים את כמות האנשים שהאולם יכול להכיל הרי שבחוץ – בגדול, אין מגבלה. אפשר לקיים אירוע של מאות ועד עשרות אלפי איש. בנוסף, האווירה בתוך אולם סגור אמנם ניתנת לעיצוב ושינוי אך באוויר הפתוח אפשר לעצב את אזור האירוע בכל סגנון שתבחרו ללא מגבלות של קירות, ריהוט באולם וככן הלאה. הדבר מתאים במיוחד לאירועים שיווקיים בהם ישנה חשיבות גבוהה למיתוג, לחתונות מסוגננות וכדומה.
שמש, גשם ורוחות – מה עושים עם מזג האוויר?
הפתרון הטוב ביותר לקיום אירוע רב משתתפים באוויר הפתוח מבלי לפחד ממזג האוויר הוא להתכונן אליו מראש כמובן. בחודשי הקיץ החמים חשוב לדאוג לצל באזור האירוע עם צליות גדולות או אוהל פתוח. בחודשי החורף, אם החשש הוא מגשם, אוהל אטום למים בהחלט יכול להיות ההבדל בין אירוע מוצלח לאירוע שנגמר מהר בגלל שהאורחים חוששים מהגשם. אם צפויות רוחות חזקות ביום האירוע יש לבחור אוהל שעמיד בפני רוחות (וודאו שהוא כולל תו קן מתאים).
איך מתמודדים עם חום וקור באירועים באוויר הפתוח?
בנוסף, כשמדובר על אירוע באוויר הפתוח, כמובן שצריך חשוב גם על הטמפרטורה. מדינת ישראל התברכה בשמש חזקה וימי חום מרובים. בחודשי הקיץ קיום אירוע באוויר הפתוח יכול להיות חוויה לא נעימה בלשון המעטה, חום ולחות, שמש חזקה ותחושת מחנק יכולים להרחיק משתתפים פוטנציאליים באירועים גדולים, לגרום לאורחים באירוע פרטי חוסר נוחות ולהרוס את האווירה שתוכננה לאירוע. יש לכך כמה פתרונות, בחורף פטריות חימום הן פתרון מצוין שכן הן לא דורשות חיבור לחשמל ואפשר להציב אותן כמעט בכל מקום. בקיץ, מאווררים, מערכת רסס ואפילו מיזוג אוויר הן אופציות מצוינות. כיום, ניתן לשכור אוהל פתוח או סגור הכולל מיזוג אוויר מלא לקירור האוהל כאילו היה מבנה. המערכות מתחברות לגנרטור שקט.
מה עוד נדרש כדי לקיים אירוע רב משתפים באוויר הפתוח?
בנוסף לאישורים המתאימים ולהגנה ממזג האוויר, יש לחשוב על מהלך האירוע ועל הצרכים של המשתתפים בו. למשל אם האירוע מתקיים ללא גישה לשירותים אפשר וצריך לשכור שירותים ניידים. חשוב שיהיה מקור מים זמין במיוחד בקיץ, פינות ישיבה, אזורי פעילות מול אזורי מנוחה, חלוקה של האירוע לאזורים תפעוליים וכן הלאה. עם תכנון מראש של האירוע כולל כל הציוד הנלווה אפשר להפיק אירוע רב משתתפים באוויר הפתוח בכל עונות השנה, ללא תלות במזג האוויר הצפוי ולכמה משתתפים שנרצה.
