כדי לקבל הצעה מדויקת יותר להשכרת אוהל גדול לאירוע, כדאי להגיע לשיחה הראשונה עם מספר פרטים בסיסיים.
הראשון הוא סוג האירוע. חתונה, אירוע חברה, כנס, תערוכה או פסטיבל דורשים תכנון שונה.
לאחר מכן צריך לדעת את מספר האורחים המשוער ואת טווח המספרים האפשרי. גם אם עדיין אין רשימת מוזמנים סופית, הערכה טובה מאפשרת להתחיל לתכנן.
חשוב מאוד לציין את מיקום האירוע ואת סוג השטח, אם הוא ידוע. אפשר גם לצרף תמונות או מידות של האתר כדי לקבל תמונה ראשונית טובה יותר.
הנתון הבא הוא התאריך ושעות האירוע. העונה ושעת האירוע משפיעות על הצורך במיזוג, חימום, תאורה וסגירת המבנה.
בנוסף כדאי לציין את האלמנטים המרכזיים שמתוכננים: במה, רחבת ריקודים, קבלת פנים, ברים, אזורי מזון, תערוכה, מסכים או כל פעילות מיוחדת.
אם קיימים ספקים שכבר נבחרו – למשל חברת הפקה, קייטרינג או הגברה – כדאי לעדכן גם בכך כדי שניתן יהיה לקחת את הצרכים שלהם בחשבון.
לא צריך להגיע עם תוכנית מושלמת. המטרה היא למסור מספיק מידע כדי להתחיל לתכנן פתרון.
ככל שהתמונה הראשונית ברורה יותר, כך ניתן להתאים בצורה מדויקת יותר את גודל האוהל, המבנה והמערכות הנלוות.
