ככל שהאירוע גדול ומורכב יותר, כך כדאי להתחיל את תהליך התכנון מוקדם יותר. אין פרק זמן אחיד שמתאים לכל אירוע, משום שהדרישות משתנות בהתאם לגודל, למיקום, לעונה ולמורכבות ההפקה.
הקמת אוהל גדול כוללת יותר מהבאת המבנה לשטח. צריך לתכנן את המידות, לבדוק את אתר ההקמה, להבין את תנאי הקרקע, לתאם עם ספקים ולשלב מערכות כמו חשמל, תאורה, מיזוג, הגברה, במה ורצפה.
באירועים גדולים גם זמינות הציוד והמערכות לתאריך המבוקש יכולה להיות שיקול, במיוחד בתקופות שבהן מתקיימים אירועים רבים.
בנוסף כדאי להשאיר מספיק זמן לטפל בשינויים. לעיתים מספר האורחים גדל, תוכנית האירוע משתנה או מתווספים אלמנטים שלא היו בתכנון הראשוני.
ככל שמתחילים מוקדם יותר, ניתן לבצע את ההתאמות בצורה מסודרת יותר ולא מתוך לחץ של ימים אחרונים.
גם מועד ההקמה עצמו צריך להיות חלק מהתכנון. לפני שהאורחים מגיעים, ספקים נוספים צריכים להיכנס ולעבוד בתוך האוהל ולכן המבנה צריך להיות מוכן מספיק זמן לפני תחילת האירוע.
לכן עדיף לא לחשוב רק על "מתי מקימים את האוהל?", אלא על לוח הזמנים של כל ההפקה. תכנון מוקדם מאפשר לכל הגורמים לעבוד בצורה מסודרת ומפחית משמעותית את הסיכוי להפתעות ברגע האחרון.
