כשמקבלים מספר הצעות מחיר לאוהלים גדולים, חשוב לוודא שמשווים בין דברים דומים. מחיר נמוך יותר אינו בהכרח זול יותר אם הוא אינו כולל חלק מהמרכיבים שהאירוע דורש.
ראשית צריך לבדוק את גודל האוהל ואת סוג המבנה שמוצע. לאחר מכן כדאי להבין מה כלול במחיר: הובלה, הקמה, פירוק, מעטפת, פתחים, רצפה אם נדרשת ומרכיבים נוספים.
צריך לבדוק גם אילו מערכות אינן כלולות. האם המיזוג כלול? התאורה? החשמל? הבמה? האם קיימים חיובים נוספים הנוגעים למיקום או לתנאי השטח?
חשוב גם להבין את לוחות הזמנים. מתי האוהל מוקם? מתי ניתן לספקים להתחיל לעבוד? מתי מתבצע הפירוק?
באירוע גדול כדאי לבחון גם את הניסיון של החברה בפרויקטים בהיקפים דומים. יש הבדל בין השכרת אוהל קטן לאירוע פרטי לבין הקמת מתחם שמארח מאות או אלפי משתתפים.
הצעת מחיר טובה צריכה לאפשר לכם להבין מה אתם מקבלים ולא להשאיר סעיפים משמעותיים להחלטה ברגע האחרון.
לכן מומלץ ליצור מראש רשימה מסודרת של צורכי האירוע ולהעביר אותה לכל החברות שמגישות הצעה. כך אפשר להשוות על בסיס מפרט דומה ולהחליט לא רק לפי המחיר, אלא לפי הפתרון הכולל.
