בין אם אתם מתכננים אירוע פרטי למשפחה המורחבת או אירוע ענק לאלפי משתתפים ההחלטה הראשונה שעליכם לעשות היא המיקום של האירוע שלכם. ברגע שמחליטים היכן לערוך את האירוע אפשר להתחיל לתכנן את יתר הפרטים. בחירת מקום לאירוע כוללת מספר שיקולים כגון כמות המוזמנים, התקציב, אופי האירוע ועונת השנה. האם יש הבדל בין בחירת מקום לאירוע פרטי לבין אירוע עסקי למשל? איזה ציוד נדרש לאירוע תחת כיפת השמיים? לאילו פרטים יש לשים לב לפני שסוגרים מיקום סופי?
איך לבחור מקום לחתונה?
ארגון חתונה שקול לפעמים למבצע צבאי מורכב – ישנן כל כך הרבה החלטות, כל כך הרבה פרטים קטנים וחשובים. כמובן שכל הארגון חייב להתבצע לפי לוח זמנים מוקפד ולהיות מתואם מול גורמים רבים ושונים (משפחה, ספקים ועוד). הבסיס לארגון כל חתונה הוא המיקום של האירוע, ממנו ניתן לגזור את יתר הפרטים שיש לארגן. הטרנד החם ביותר מזה שנים הוא כמובן חתונה תחת כיפת השמיים ואכן רבים בוחרי להתחתן בחוף היום למשל, בחיק הטבע, בשדה, בפארק גדול או אפילו בחצר רחבה. הבחירה תלויה באופי האירוע, התקציב, העונה, מספר המשתתפים וכמובן ההעדפות של הזוג המתחתן. אם הוחלט לקיים אירוע שכזה חשוב לא לשכוח פרטים כמו:
- מזג האוויר – יחידות קירור בקיץ, פטריות חימום בחורף, מזגן בתוך אוהל האירועים או מאווררים יכולים לעזור להפוך את החתונה לנעימה לכל האורחים.
- קייטרינג – מרביתם מספקים את האוכל בלבד וחלקם גם את הכלים וחשוב לוודא אם הם כלולים במחיר או לא.
- במה וחופה – חופה עומדת או כזו שמחזיקים ובמה להגבהת טקס החתונה עצמו כך שכל האורחים יוכלו לראות את המתרחש.
- תאורה במידה והחתונה צפויה להמשיך גם אחר הצהריים או בשעות מאוחרות.
- מערכת הגברה בדרך כלל מסופקת על ידי הדי.ג'י אך כדאי לוודא.
- אם מדובר על אירוע גדול של כמה מאות משתתפים כדאי לגדר את האזור כדי למנוע כניסה של אנשים שאינם שייכים לאירוע.
- שולחנות, כיסאות, ספות רביצה או ספות יוקרתיות, פינות ישיבה קטנות וריהוט נוסף לשימוש האורחים.
- כדי להקצות שטח התארגנות פרטי לזוג המתחתן בו יוכלו להיערך לקראת הטקס בשלווה. אפשר לשכור אוהל קטן ולמקם אותו במרחק קצר מהאירוע עצמו או באוהלים גדולים במיוחד לגדר חלק מהאוהל עצמו לטובת העניין.
- שימו לב שאם אין שירותים נגישים באזור כדאי לדאוג לבית שימוש נייד.
איך לבחור מקום לאירוע עסקי/ כנס?
כנסים עסקיים ואירועי חברה, השקות מוצר, תצוגות וכן הלאה ניתן לקיים או בהנאגרים וחללים מסחריים המיועדים לכך או תחת כיפת השמיים בעזרת אוהלים גדולים לאירועים. ראשית חשוב לבחור את המיקום הגיאוגרפי המתאים ביותר לבאי האירוע. אם מדובר על אירוע חברה לעובדים כמובן שנבחר במיקום הקרוב ביותר והנוח ביותר להגעה למרבית העובדים. אם מדובר על אירוע אילו מגיעים מרחבי הארץ, מקובל לערוך אותו קרוב ככל האפשר למרכז כדי לאפשר הגעה נוחה. אירועים עסקיים חשוב שיהיו ממותגים ומותאמים לקהל שיגיע ולכן נדרשות הכנות רבות מראש וציוד ספציפי התאם לאופי האירוע:
- חשוב למתג את האירוע במניפת הצבעים הרלוונטית
- לדאוג לציוד מיזוג אוויר המותאם לעונה (מזגנים, פיטריות חימום וכדומה)
- סידורי ישיבה בהתאם לאופי האירוע (כיסאות בלבד, כולל שולחנות או בסידור הרצאה, ספסלים ועוד)
- גידור האזור לשמירה על בטחון המשתתפים
איך בוחרים מקום לאירוע משפחתי קטן?
בחירת מקום לאירוע משפחתי, גם קטן יכולה להיות משימה מורכבת באופן מפתיע. הזמנת המשפחה המורחבת לחגוג יחד חג, לכנס משפחתי, לחגיגית יום נישואים, למסיבת אירוסין וכדומה לא דומה לחגיגת יום הולדת קטנה בחיק המשפחה הקרובה. ברגע שמספר המוזמנים הופך לדו ספרתי צריך להיערך בהתאם. המשימה הראשונה היא לבחור מקום. בדרך כלל כדאי למצוא מקום באוויר הפתוח ולשכור אוהל לאירוע כולל כל הציוד הנדרש: שולחנות וכיסאות, תאורה, מערכת הגברה וכן הלאה ולהזמין קייטרינג. כמובן שאפשר לעשות את כל זה גם בחצר בית אם מדובר על אזור מספיק גדול או לשכור וילה לצורך האירוע.
איך לבחור מקום לאירוע גדול במיוחד (הופעה, אירוע פוליטי וכד')?
כשמדובר על אירועים גדולים במיוחד, אירועים רבי משתתפים בהם אין לדעת בדיוק כמה אנשים יגיעו אך ההערכה היא אלפים, ישנם מספר מקומות בהם ניתן לערוך אותם. בכל עיר, אפשר ליצור קשר עם הרשות המקומית ולבדוק היכן נמצא שטח ציבורי מתאים. באירועים רבי משתתפים חשוב לקחת בחשבון סידורי הגעה לאזור, אישור המשטרה ומכבי האש וציוד נלווה הנדרש הן להפקת האירוע והן לשמירה על הסדר. ציוד כגון במות ואוהלים להצללה, גדרות, שירותים כימיים, אוהלים להתארגנות צוותי האירוע, בוטקה כניסה ואבטחה ועוד. הפקת אירוע ענק דורשת שימת לב לפרטים קטנים כגדולים וניסיון בתחום ולכן מומלץ לפנות לחברה שיודעת מה נדרש לצורך העניין וכיצד לבצע את כל ההכנות בצורה מסודרת, מתאימה וכלכלית.
