אירוע חברה יכול להיות ערב עובדים, השקת מוצר, כנס, אירוע לקוחות, אירוע סוף שנה או אירוע רב משתתפים שמחבר בין תוכן, אוכל ובידור. לכן תכנון האוהל צריך להתחיל מהמטרות של האירוע ולא רק ממספר המוזמנים.
אם מדובר בכנס, למשל, צריך לחשוב על במה, מסכים, שורות ישיבה, הגברה ויכולת של כל המשתתפים לראות ולשמוע היטב. אם מדובר באירוע חברה חגיגי, ייתכן שצריך לשלב אזור קבלת פנים, שולחנות, ברים, רחבת ריקודים ובמה להופעה.
באירועי השקה ותערוכות נדרשים לעיתים אזורי תצוגה, עמדות מותג, שבילי תנועה ושטחים לטכנולוגיה או ציוד.
גם מיתוג האוהל יכול להיות חלק משמעותי מהפרויקט. חברות רבות רוצות ליצור מתחם שמרגיש כחלק מהשפה של המותג, ולכן צריך להביא בחשבון תאורה, שילוט, מסכים, תפאורה ואלמנטים גרפיים.
בנוסף חשוב לחשוב על הצד התפעולי. איפה נמצאים הספקים? כיצד נכנס ציוד? איך הקייטרינג עובד? האם יש צורך באזורי שירות שאינם נראים לאורחים?
ככל שהאירוע גדול יותר, כך התכנון המוקדם הופך משמעותי יותר. האוהל צריך לא רק להכיל את כל המשתתפים, אלא גם לאפשר לאירוע להתנהל בצורה חלקה.
לכן באירועי חברה גדולים כדאי לחשוב על האוהל כעל חלל שמתוכנן במיוחד למטרות האירוע ולא כעל מוצר מדף.
