מספר האורחים הוא נקודת פתיחה, אבל הוא לא מספיק כדי לקבוע את גודל האוהל. שני אירועים עם 500 משתתפים יכולים לדרוש שטח שונה לחלוטין, בהתאם לאופי האירוע ולתכנון הפנימי שלו.
באירוע ישיבה מלא, למשל, צריך לקחת בחשבון את השטח שתופסים השולחנות והכיסאות, אבל גם את המעברים ביניהם, אזורי השירות, הבמה, רחבת הריקודים, עמדות המזון, הבר, עמדות קבלת הקהל ושטחים תפעוליים שאינם נראים לעין האורחים. באירוע קוקטייל ניתן לעיתים לנצל את השטח בצורה שונה, בעוד שכנס עם שורות כיסאות ובמה מרכזית דורש חלוקה אחרת לגמרי.
גם סוג הקהל משנה. אירוע שבו יש תנועה רבה בין אזורים שונים דורש מעברים רחבים יותר מאירוע שבו רוב המשתתפים יושבים במקום קבוע.
לכן באוהלי ישראל ההמלצה היא לא להתחיל מהשאלה "כמה מטרים צריך ל־500 איש?", אלא קודם להבין מה בדיוק יקרה בתוך האוהל.
לאחר שמגדירים את מבנה האירוע ניתן לחשב בצורה נכונה יותר את השטח הדרוש ולהימנע משתי טעויות נפוצות: אוהל קטן מדי שיוצר צפיפות, או אוהל גדול מדי שמגדיל שלא לצורך את עלויות ההקמה, התאורה והמיזוג.
המטרה היא לייצר חלל שמרגיש מרווח ונעים, אבל גם עובד נכון מבחינה תפעולית.
