הפקת אירוע חברה, במיוחד אירוע גדול יכולה להיות משימה מורכבת מאוד אך עם חשיבה על כמה פרטים קטנים ועם הציוד הנכון אפשר לתכנן אירוע חברה מעולה בקלות. מה צריך לקחת בחשבון לפני שמתחילים לתכנן? איזה ציוד צריך והיכן ניתן בכלל לקיים אירוע חברה? בין אם מדובר באירוע קטן או גדול, כתבנו עבורכם מדריך קצר לקיום אירוע חברה, במיוחד תחת כיפת השמים בים או בטבע.
מה לקחת בחשבון לפני שמתחילים לחפש ציוד לאירוע?
קודם כל כמובן שצריך לקחת בחשבון את כמות המשתתפים. אם מדובר בחברה קטנה עם פחות מ-50 עובדים הרי שיכול להיות שלא כדאי לכם בכלל להפיק את האירוע בכוחות עצמכם ומספיק לשכור מקור במסעדה נחמדה עם אטרקציה כלשהי, מועדון או פאב חביב. אך אם מדובר באירוע גדול של עשרות או מאות עובדים כאן כבר נדרשת הכנה מורכבת יותר ובהחלט ייתכן שעדיף לתכנן את האירוע בעצמכם במקום גדול יותר.
שנית, קחו בחשבון את העונה. אמנם יש פתרונות מצוינים בתחום האירועים לכל עונות השנה (אוהלים ממוזגים, אוהלים ללא חדירת מים, חימום וכדומה) אך עדיף בכל זאת לתכנן אירוע שלא באמצע החורף או בשיא הקיץ (אלא אם כן מדובר באירוע בים למשל).
שלישית, חשבו היטב על התקציב וקבעו אותו מול מקבלי החלטות שכאלו בחברה. דעו בדיוק מה התקציב העומד לרשותכם, עשו מחקר וקבלו הצעות מחיר ממספר מקומות וספקים לפני שאתם סוגרים את העסקה.
רביעית ואחרונה, וודאו שיש לכם את כל האישורים הנדרשים אם אתם מקיימים אירוע רב משתתפים במקום ציבורי כמו למשל אירוע חברה בים או בטבע. פנו לרשות המקומית ובדקו בדיוק מה אתם נדרשים כדי לעשות אירוע שכזה.
איפה אפשר לקיים אירוע חברה גדול?
- אולמות כנסים ואירועים – המקום המתבקש ביותר הוא ללא ספק אולם כנסים או אולם אירועים. מתאים במיוחד בחורף, קל מאוד שכן אתם לא נדרשים לתכנן כמעט שום דבר והמקום בדרך כלל מגיע עם כל הציוד הדרוש, לפעמים אפילו קייטרינג.
- אירוע חברה בים – בימי הקיץ הים הוא מקום מושלם לקיום אירוע חברה גדול או בינוני. אפשר לשלב אוהל ממוזג, פינות ישיבה, באר משקאות, קייטרינג חוף ועוד המון אטרקציות וכמובן – הים והחוף עצמו. אירוע בים יכול להמשך גם לתוך הלילה עם השכרה של ציוד תאורה מתאים.
- אירוע חברה בטבע – בדומה לאירוע חברה ביום, גם בטבע הישראלי אפשר (ומאוד מומלץ) לקיים אירועים. החל מאזורים כמו יערות הכרמל בצפון ועד למדבר בדרום הארץ, ישנם לא מעט שטחים נעימים מאוד לקיום אירוע.
- השכרת וילה או לופט – אם מדובר באירוע בינוני ניתן להשכיר וילה או לופט לקיום אירוע חברה אם או בלי בריכה.
איזה ציוד צריך לאירוע חברה?
עכשיו שהחלטתם היכן לקיים את האירוע, הגיע הזמן לחשוב על הציוד שאתם צריכים, למשל:
אוהלים לאירועים
אם אתם מתכננים אירוע חברה תחת כיפת השמיים מומלץ מאוד לשקול השכרה של אוהל. אוהל לאירוע יכול לשמש בתור המקום המרכזי לקיום האירוע ויכול לשמש להצללה בלבד או כאזור לאחסון ציוד והתארגנות (לצוות בידור למשל). ישנם סוגים רבים של אוהלים שיכולים להתאים לאירועים גם של מאות משתתפים. הסוג הנפוץ ביותר הוא אוהל מלבני העשוי מוטות מתכת ויריעות PVC. אוהלים אלו יכולים להיות פתוחים לגמרי, עם פתחי כניסה וחלונות או ללא, אטומים לגשם ואפילו ממוזגים. ניתן להכניס לאוהל מערכת מיזוג אוויר חימום/קירור ותאורה. סוג נוסף של אוהל הוא אוהל מתנפח שמגיע במגוון צורות וצבעים ואפשר להתאים אותו למיתוג החברה ואופי האירוע בצורה מדויקת מאוד.
מיזוג אוויר
אירוע במקום פתוח לא חייב להיות נתון לחסדי מזג האוויר. אפשר בהחלט לשלב אלמנטים שונים של מיזוג אוויר נייד גם במקומות פתוחים כמו למשל פטריות חימום לחורף, מזגניות ומאווררים לקיץ ובמתחמים סגורים או חצי סגורים אפילו מזגנים גדולים שיקררו את כל המתחם.
כיסאות ושולחנות
כיסאות ישיבה, שולחנות בכל גודל ומכל סוג, כיסאות בר, פינות ישיבה, פינות "זולה", פודיום ועוד המון אפשרויות. ניתן למצוא מגוון גדול מאוד של ריהוט להשכרה לאירועים גדולים שיתאים לאופי האירוע שתרצו לקיים.
מערכת הגברה
אם אתם רוצים להשמיע מוסיקה באירוע שלכם או לכלול מערכת כריזה תצטרכו לשכור שירות הגברה. שירות הגברה אפשר לשכור כולל די.ג'יי או ללא. ציוד ההגברה כמובן שצריך מקור חשמל כך שאין מנוס מלכלול גנרטור אם האירוע מתקיים בחוץ.
מערכת תאורה
אם אתם רוצים שהאירוע שלכם ימשיך גם מעבר לשעות אחר הצהריים המאוחרות יש לקחת בחשבון את נושא התאורה. מומלץ לא לסמוך על תאורה שכבר קיימת במקום מכיוון שבדרך כלל היא לא מיועדת לקיום אירועים אלא רק לתאורה כללית. אל תתמקדו אך ורק בתאורה עילית חזקה, פזרו את התאורה בין מוקדים שונים ליצירת אווירה מעניינת יותר באירוע שלכם.
גידור ומחסומים
באירועים גדולים במיוחד יש חשיבות לתיחום מתחם האירוע וליצירת חלוקה בין אזורים תפעוליים לאזורים כלליים. הדרך לעשות את שתי הפעולות הללו היא על ידי גדרות ומחסומים. באירועי חברה תחת כיפת השמים תרצו כמובן קודם כל לוודא שרק מי שאכן קשור לחברה יוכר לקבל גישה למקום ולכן גידור מתאים מאוד חשוב. יצירה של אזורים תפעוליים לקייטרינג, לצוות בידור, לדי.ג'יי וכדומה גם היא תעשה על ידי תיחום וגידור.
שירותים ניידים
מאוד מאוד חשוב לא לשכוח שאם אין שירותים במתחם אירוע החברה שלכם אתם חייבים לשכור שירותים ניידים.
