הדבר הראשון שאתם צריכים לעשות לפני כל פעולה אחרת הוא להבין את כמות המשתתפים הצפויה. מתוך כמות המשתתפים תוכלו להתחיל לחשב את התקציב הדרוש לקיום האירוע (ואם יש צורך לעשות התאמות). באופן כללי, אירוע הופך מקטן לגדול כאשר צפויים להגיע אליו למעלה מ-200 משתתפים (אם כי ניתן לומר שמ-200 מדובר באירוע בינוני) וספקים מתייחסים לאירועים בהתאם כאשר הם בודקים זמינות ועושים הצעות מחיר. במקרים מסוימים עדיף להרחיב רשימת מוזמנים, למשל בחתונה, כדי לכסות את עלות האירוע שכן ההבדל בין עלות של אירוע ל-200 לבין אירוע ל-300 אינה גדולה. לאחר שתדעו את כמות המשתתפים ותקבעו תקציב תוכלו להמשיך לתכנן את האירוע שלכם בצורה שקולה יותר.
מיקום האירוע
לקיום של אירועים, במיוחד גדולים חייבים מקום שלא רק יכיל את כל המשתתפים אלא גם יספק שירותים נלווים, יתאים לקונספט של האירוע שלכם, לעונת השנה וכמובן יהיה במיקום גאוגרפי שרלוונטי עבורכם. ישנן מספר אופציות כאשר הנפוצה היא אולם אירועים או כנסים. ישנם כמה יתרונות לכך אך החיסרון הוא שמקומות אלו אינם ניידים ועלותם גבוהה יחסית אלא אם כן הם מספקים את כל השירותים הנלווים (קייטרינג, מוסיקה, תאורה וכו') וגם במקרים אלו העלות לא תמיד משתלמת לאירוע גדול. פתרון נוסף הוא אוהל גדול לאירוע שניתן למקם בכל מקום בו ישנו שטח גדול מספיק עבורם. ניתן לשכור אוהל גדול לאירוע בחוף הים, בחיק הטבע, בפארק, בוילה ועוד אפשרויות נוספות. היתרון הוא כמובן שאיו כמעט הגבלה להיכן תוכלו לערוך את האירוע שלכם.
ציוד לקיום האירוע
מעבר למיקום האירוע עצמו עליכם לתכנן איזה ציוד דרוש לאירוע למשל, האם תהיה ארוחה בישיבה ותצטרכו שולחנות וכיסאות? האם רק פינות ישיבה ובר? אם מדובר באירוע עסקי, האם יש לכם צורך בבמה, אולי פודיום? אם מדובר באירוע גדול ורב משתתפים האם יש צורך לגדר אותו? להשתמש בעמדות בידוק בטחוני בכניסה? האם יש בית שימוש במקום או שעליכם לדאוג לשירותים ניידים? מעבר לציוד הגדול כמו ריהוט וגידור חשוב לחשוב גם על פרטים קטנים יותר כמו השכרת כלים, תאורה, מערכת הגברה ועוד. בנוסף לכך, אם מדובר באירוע שתרצו למתג (לאו דווקא עסקי, נהוג למשל בבר/בת מצווה או חתונות) תוכלו להוסיף ציוד ממותג כמו קישוטים ובלונים בצבעים מסוימים, מפיות או כוסות עם תמונה של בעלי השמחה או המותג המסחרי ועוד אינספור מוצרים אופציונליים אחרים. ההבדל כאן בין תכנון אירוע קטן לגדול הוא כוח המיקוח שלכם מול הספקים שמספקים מוצרים כאלו – החל מגדרות לפי מטר רץ ועד למפיות ממותגות, ככל שההזמנה שלכם גדולה יותר כך העלות פר יחידה תרד.
בטיחות ואישורים
כאשר אנו מקיימים אירוע קטן באזור ציבורי לרוב לא יהיה צורך בהשגת אישורים כלשהם מן הרשות המקומית. אם כי חשוב לשים לב שבפארקים מסוימים למשל כן נדרש אישור לקיום אירוע אם ברצונכם להשתמש במערכת הגברה. נושא הבטיחות גם הוא לא מורכב, במיוחד אם מדובר על אירוע למבוגרים. אך כאשר אתם מתכננים לקיים אירוע גדול כאם כבר חשוב מאוד לבדוק מהן הדרישות של הרשות המקומית וייתכן שאפילו של המשטרה. דוגמא מצוינת לכך היא קיום אירוע פוליטי גדול תחת כיפת השמיים או תערוכה מקצועית בתוך אוהל גדול או סדרת אוהלים במתחם אחד. הן למשטרה והן לרשות המקומית ישנן דרישות מסוימות וחשוב מאוד לברר בדיוק מהן לפניט קיום האירוע (במיוחד בזמנים אלו בהן הנחיות קיום אירועים עשויות להשתנות בשל נגיף הקורונה).
קייטרינג – אוכל, בר, אטרקציות ושתייה
כמובן שבכל אירוע עליכם לתכנן היטב את כל נושא המזון והשתייה. חשוב להחליט על אופי האירוע וכיצד צרצו לשלב בו אוכל ושתייה. כך למשל אחת ההחלטות העקרוניות היא האם תהיה ארוחה מלאה בישיבה באירוע שלכם או האם תעדיפו בופה קל ללא ישיבה לשולחנות. כמו כן, האם תרצו בר קפה או אלכוהול, האם תרצו להזמין אטרקציות הקשורות לאוכל. דוגמא טובה היא למשל מכונות פופקורן, שולחן כפרי, עמדות הכנת פיצה/חביתות/קרפ צרפתי וכדומה. באירוע קטן ייתכן שלא תצטרכו יותר מקייטרינג בסיסי ואולי אטרקציה אחת מרכזית אך באירועים גדולים בהם משתתפים רבים קשה לקלוע לטעם של אנשים רבים עם היצע מצומצם ולכם מומלץ לפזר את ההשקעה הכספים בין כמה גורמים. כך למשל כדאי לדאוג גם לבר קפה וגם (אם מתאים לאופי האירוע כמובן) אלכוהול, גם לאוכל מתוק וגם מלוח וכדומה.
