בוא נודה בזה, אפילו אם אין אירוע בפתח, רובנו שופטים כל פרמטר ופרמטר בחוויה שלנו כאשר אנחנו פוקדים אירועים של משפחה וחברים. אנחנו מעבירים ביקורות ומעבדים את החוויה של האירוע על פי ההעדפות האישיות שלנו. אנו מפליגים בדמיונות אודות איך היינו עושים את זה טוב יותר וכך אוגרים עוד ועוד רעיונות יצירתיים שרק מחכים להתממש. אבל מה קורה ברגע האמת? זה כבר תלוי באופן הניהול שלנו. האירוע המושלם הוא נגזרת ישירה של תכנון שמתחיל מספיק זמן מראש, ניהול מפוכח שנוגע בכל האספקטים הנדרשים, וכמובן יצירת מענה וגיבוי לכל תסריטים בלתי מתוכננים אפשריים העלולים לצוץ. לשמחתכם, אתם לא צריכים להתמודד עם זה לבד ולצורך כך ישנן חברות שמתמחות בדיוק בזה, להוציא את הפנטזיה לפועל, ולהפיק אירוע שהוא כל מה שחלמתם ויותר. אז תנשמו עמוק וקחו רגע לעבור על חמשת הטיפים הבאים שמפרטים את הדברים שעליכם לתת עליהם את הדעת, כדי להגיע לאירוע שלכם רגועים וליהנות.
1. תכנון הוא המלך
אירוע הוא פרויקט לכל דבר. יש לו תאריך יעד, התחלה אמצע וסוף. פרויקט מוצלח הוא פרויקט שתוכנן היטב ומנוהל נכון. איך עושים את זה? דבר ראשון, מגדירים מסגרת זמן מהסוף להתחלה. כלומר, נקבע תאריך יעד לאירוע, וכך נבין כמה זמן יש לנו לתכנן אותו. אם נפיק את האירוע באופן עצמאי אז נצטרך לתחום לנו שלבים בפרויקט. למשל, נתחיל מלהחליט על מקום האירוע, אחר כך נבחר קייטרינג, בהמשך נחליט לגבי התכנית האמנותית וכן הלאה. כאשר אנחנו פורשים את המשימות שלנו אנחנו מונעים מצבים של התנגשויות ולחץ. אנו לא עובדים קשה מדי אבל כל הזמן מתקדמים שלב. כך נגיע לאירוע כאשר כל דבר נבחר בקפידה מתוך מחשבה ולא בלחץ של לוח זמנים. עוד מסגרת שחשוב לתכנן היא מסגרת תקציבית. זה גם יאפשר לנו להבין האם אנחנו עומדים להיעזר בשירות של חברת הפקות או לא. במידה ואנחנו שוכרים שירותים של חברה כזו, זה יוריד מאתנו עומס רב, ומה שנותר לנו זה פשוט להיות מותאמים מולם על אופן העבודה שלהם ולגבש לו”ז משותף.
2. עבור מי האירוע?
עכשיו כשאנחנו יודעים מה הלו”ז, אפשר להתחיל לעבוד על הפקת האירוע. שתי גישות לניהול אירוע שבדרך כלל האמת נמצאת בדיוק באמצע שלהן הן “אירוע בשבילי” לעומת “אירוע למען הקהל שלי”. אירוע בשבילי, הכוונה היא שהבחירות שאני אעשה יהיו בהתאם להעדפות האישיות שלי. אני אבחר אוכל שאני יותר מתחבר אליו, אטרקציות שהייתי רוצה בעצמי ליטול בהן חלק, לוקיישן שמדבר אליי וכו’. הגישה של עריכת אירוע למען הקהל כוונתה, שההעדפות האישיות שלי בצד והבחירות שנלקחות מתחשבות בקהל היעד של האירוע. לדוגמא יש לי קהל מבוגר ואני צעיר אז אני אבחר לוקיישן ואטרקציות שיותר מתאימות לקהל מבוגר. או לדוג’, מתכנן האירוע הינו טבעוני אבל הקהל אוהב בשר, הקייטרינג שיוזמן יהיה בשרי מתוך המחשבה על הנאת הקהל. אירוע מאוזן שכולם נהנים בו, הוא אירוע בו נלקחים בחשבון העדפות יוזם האירוע לצד העדפות קהל היעד.
3. קונספט ונראות
השלב הבא הוא בחירת הקונספט, אם כי יש גם מתכנני אירועים שעובדים הפוך, ראשית בוחרים קונספט ואחר כך מתמקדים בקהל. זה לא משנה כל עוד נותנים את הדעת על שני הפרמטרים האלה. בשלב זה אני בוחר האם אני מעוניין באירוע פנים או חוץ? טבע או אורבני? אולי טבע אורבני? בשלב הזה אני קובע האם יהיה נושא לאירוע. אם אני מארגן אירוע עובדים למשל אני יכול לבחור ללכת על קונספט של נשף מסכות עם תלבושות בלילה ואני יכול גם לבחור קונספט של פיקניק באווירה נוסטלגית בבוקר. האפשרויות הן כמובן אינסופיות, ודוגמאות יכולות להיות: אהבה למסיבת חתונה, מיניות למסיבת רווקות, מסיבת שנות ה- 70 לאוהבי הז’אנר ועוד. בהתאם להחלטה הזאת תדעו לענות על שאלות כמו: איזה ריהוט מתאים לאירוע? האם אתם בכלל צריכים רהיטים? אולי יותר נכון לכם לשכור חלל מעוצב? אולי הקונספט שלכם הוא קלאסי לאירוח בטבע ואתם צריכים להשכיר אוהל? הרזולוציה של השאלות האלה תלך ותעלה ביחס ישר לתקציב הנתון. יש אנשים שחשובים להם הפרטים הקטנים ביותר כמו מה יונח על הקירות ומאיזה כוסות האורחים ישתו את הקוקטיילים שלהם. בחירת קונספט תהייה כמו מטריה שתמקד תחתיה את כל התשובות על שאלות שקשורות לעיצוב ונראות.
4. בידור ואטרקציות
אחרי שהגדרנו מה הלו”ז, עבור מי האירוע, מי הקהל ומה הקונספט, צריך לקבוע את תוכן האירוע. התרבות הישראלית מחייבת כיבוד בכל אירוע, אבל הוא לבדו ברוב המקרים לא ימלא אירוע שלם. סוג הבידור והאטרקציות צריכים להיות נקודת המפגש שבין ההעדפות של מארגן האירוע לבין תחומי העניין של מי שצפוי להגיע לאירוע. קחו בחשבון את מזג האוויר הצפוי, את הטופוגרפיה של המיקום, את האפשרויות הנתונות לרשותכם בהתאם למצב התשתיות (למשל: האם יש חשמל אם אנחנו מדברים על אירוע שהוא בחוץ? האם צריך גנרטור? וכו’).
5. לא לקחת את עצמכם יותר מדי ברצינות
הטיפ האחרון ואולי החשוב ביותר הוא לשחרר. כנקודת מוצא מומלץ לקחת בחשבון שבחיים אין מושלם ותמיד תצטרכו לעשות פשרות קטנות. תחליטו שאתם הולכים ליהנות לא רק מהאירוע אלא גם מהדרך אליו ותתאימו את הגישה להחלטה הזו, גם ברוחכם וגם בהלכה למעשה.
