ככל שמגיעים לפנייה הראשונית עם מידע מדויק יותר, כך ניתן להבין מהר יותר איזה פתרון אוהל קונסטרוקציה יכול להתאים לפרויקט.
הנתון הראשון הוא המיקום. חשוב לדעת היכן האוהל אמור לקום ומה ידוע על השטח – סוג הקרקע, מידות משוערות, דרכי גישה ומגבלות קיימות.
הנתון השני הוא השימוש. במקום לומר רק "אנחנו צריכים אוהל של 1,000 מ"ר", כדאי להסביר אם מדובר במחסן, אירוע, מפעל זמני, אזור עבודה, תערוכה או מתחם לוגיסטי. השימוש משפיע באופן ישיר על התכנון.
הנתון השלישי הוא משך הזמן. יש לציין מתי המבנה צריך להיות מוכן ולכמה זמן צפויה ההשכרה.
לאחר מכן כדאי לפרט צרכים מיוחדים: האם משאיות צריכות להגיע לפתח? האם מלגזות יפעלו בפנים? האם נדרשים מיזוג, חימום, רצפה, תאורה או פתחים גדולים? כמה אנשים צפויים לשהות במבנה?
גם אם עדיין אין תשובות לכל השאלות, זה בסדר. המטרה אינה להגיע עם מפרט הנדסי מוכן אלא לתת תמונה אמיתית של הצורך.
באוהלי ישראל תהליך התכנון מתחיל בהבנת הפרויקט והשטח. ככל שהצורך מוגדר טוב יותר, ניתן להתאים בצורה מדויקת יותר את מידות האוהל, מבנה הקונסטרוקציה והפתרונות הנלווים.
