אירועים עסקיים מושקעים, כאלו שמתוכננים היטב, יכולים להיות חלק בלתי נפרד ממערך שיווקי מוצלח ואפקטיבי עבור כל עסק וכל חברה. כמובן שתכנון מוקדם ונכון של האירוע יתרום רבות להשגת מטרותיו וחלק לא קטן מכך הוא ציוד להשכרה.
איך נדע איזה ציוד צריך להפקת אירוע עסקי?
ראשית חייבים להתחיל באופי האירוע וגודלו. מכאן נגרות לא מעט החלטות – האם האירוע יהיה מצומצם או פתוח לקהל הרחב? האם אופי האירוע מקצועי רשמי או קז'ואלי יותר? כמה משתתפים צפויים להגיע? האם מרכז האירוע הוא הופעה/תצוגה/אטרקציה/השקה כלשהי או הרצאות/מנחים/קבוצות דיון וכד'? האם האירוע כולל ארוחה? כיבוד קל? האם יש צורך בעמדת שתיה חמה או קלה וכן הלאה. רק לאחר שנדע מה בעצם מתרחש בכל שלב במהלך האירוע המתוכן נוכל להתחיל לחשוב על הציוד הנדרש.
אוהלים לאירועים עסקיים
אירועים עסקיים לא חייבים להתנהל באולם סגור ומוסגר ולמעשה אפשר להפיק אירוע עסקי בכל מקום כמעט עם אוהל להשכרה. אוהלים לאירועים עשויים מסגרת קשיחה ועליה "מולבש" בד PVC עמיד ואסתטי. אפשר להתאים את גודל האוהל, צורתו, צבעו ואלמנטים רבים נוספים לדרישות הספציפיות של כל פרויקט. אוהלים אלו מתאימים מאוד לאירועים כגון השקות מוצר, תערוכות נודדות, אירועי חברה, אירועים שיווקיים (אפשר למתג את האוהל), תצוגות, קנסים וקונגרסים ועוד.
במות ופודיום
עבור אירועים שבסיסים קהל ומרצים, כאשר יש טקס כלשהו, עבור כנסים מקצועיים וכדומה יש צורך בפודיום ו/או במה. פודיום אפשר להניח על רצפה או להגביה אותו על פי הדרישות הרלוונטיות. במות כמובן אפשר להקים בכל מקום בו תנאי השטח מאפשרים זאת וכמעט בכל גודל וכל צורה כנדרש לאירוע הספציפי. חשוב מאוד לבחור בסוג הבמה התאים ביותר בהתאם לתנאי שטח והמשקל שעל הבמה לשאת (ישנו הבדל בין במה להגבהה בלבד של מרצה לבים למשל במה ללהקה עם כל הציוד הנדרש).
גדרות וחלוקה של החלל
באירועי ענק השימוש הראשון של גדרות הוא תחימת האזור ומניעת כניסה של אנשים שאינם חלק מן האירוע. אך כאשר מדובר על אירועים רבי משתתפים למשל קונגרסים, אירועים שיווקיים גדולים וכדומה בחלל פתוח (בין אם באוהל להשכרה או חלל אחר) ניתן להיעזר בגדרות לחלוקת החלל. גדרות מגיעים במגוון גדול של עיצובים ולא מוגבלים לגדרות חוץ מתכתיים. אפשר להשתמש בהם ליצירת חללים עבור קייטרינג למשל, שטחי התארגנות למופע, עבור יצירת חדר מרצים או אורחים וכדומה.
מערכת מיזוג אוויר – קירור וחימום
אלא אם כן האירוע מתקיים מראש במקום בו מערכת מיזוג אוויר יעילה, חשוב מאוד לקחת בחשבון את מזג האוויר הישראלי ולהתכונן בהתאם. בקיץ ובחורף במיוחד, מומלץ להיעזר במערכת מיזוג אוויר ניידת שניתנת להתקנה כמעט בכל מקום. ישנן מערכות שלא זקוקות לחיבור לרשת החשמל אלא פועלות על גנרטור שקט במיוחד. בחורף אפשר להיעזר גם בפטריות חימום בשטחים חיצוניים ובקיץ במאווררים.
תאורה והגברה
מערכת הגברה נדרשת במיוחד עבור אירועים עסקיים בהם הרצאות, נאומים או אפילו מוסיקת רקע. המערכות הללו ניידות, מודולריות וניתנות להשכרה יחד עם מפעיל או ללא. בנוסף, כשמתכננים אירועי עסקי חשוב לשין לב לתאורה. מובן שאם האירוע מתנהל בערב או בלילה תחת כיפת השמים נדרשת תאורה מתאימה. אך גם כאשר מדובר על אירוע עסקי בתוך חלל סגור כדאי לשים לב תאורה הפנימית ולבחון האם יש צורך בתאורה נוספת למשל ספוט להרצאות, תאורת אוירה וכדומה.
שולחנות, כיסאות וריהוט
כאשר מתכננים אירועי עסקי אחד הדברים החשובים ביותר לשים לב אליהם הוא תכנון אירועי שיהיה נוח, נגיש ואיכותי. השאלה האם מדובר על אירוע בישיבה סביב שולחנות או אירוע קז'ואלי יותר עקרונית לשכירת או רכישת ציוד מתאים. כיום אפשר למצוא לא מעט אופציות בתחום של השכרת ריהוט לאירועים כולל שולחנות וכיסאות במגוון עיצובים, פינות ישיבה מפוארות, פינות "שנטי" לאירועים פחות רשמיים,
מיתוג ומוצרים משלימים
לבסוף, לאחר שסיימנו עם הציוד הגדול הנדרש לאירוע עסקי כדאי להתחיל לשים לב לפרטים הקטנים. ציוד קטן כמו כוסות, דגלונים, שלטים, מפות, שטיחים, כיסויי קיר וכדומה כולם ניתנים למיתוג שיתאים לצבעים של העסק. מומלץ לשלב את הלוגו של החברה גם במתנות שמחולקות לבאי האירוע, במפיות, בעמדת צילום למשל וכל ציוד שניתן למעשה כדי להטמיע את המיתוג של החברה שמנהלת את האירוע ולה הוא שייך.
