כאשר מדובר ברכישה לטווח ארוך, הצעת מחיר טובה מתחילה באפיון נכון. ככל שהמידע הראשוני מדויק יותר, כך ניתן לתכנן פתרון שמתאים לארגון ולא רק לספק מספר למ"ר.
ראשית צריך להגדיר את השימוש העיקרי: אחסנה, לוגיסטיקה, תפעול, ייצור, אירוח, פעילות ביטחונית או שימוש אחר.
לאחר מכן כדאי להעריך את השטח הדרוש ואת הגובה הנדרש. אם קיימים מדפים גבוהים, ציוד גדול או תנועת משאיות, חשוב לציין זאת.
הנתון הבא הוא האתר. היכן יוקם האוהל? מה סוג הקרקע? האם מדובר בבטון, אספלט או שטח אחר? אילו דרכי גישה קיימות ומה נמצא סביב נקודת ההקמה?
צריך גם להגדיר את תקופת השימוש הצפויה. אפילו כאשר מדובר ברכישה, חשוב להבין אם התכנון הוא לשלוש שנים, לעשור או ללא מועד סיום מוגדר.
בנוסף כדאי לפרט דרישות עתידיות: האם החברה צפויה להתרחב? האם ייתכן שהאוהל יעבור לאתר אחר? האם קיימים תרחישים שבהם הייעוד שלו ישתנה?
פתחים, רצפה, תאורה, חשמל, מיזוג ויתר המערכות הנלוות צריכים אף הם להיכנס לתמונה.
המטרה אינה להגיע לאוהלי ישראל עם תוכנית הנדסית מוכנה. המטרה היא להגיע עם תמונה ברורה של הפעילות, כדי שניתן יהיה לתכנן מבנה שמשרת את הארגון גם היום וגם בשנים הבאות.
