תכנון אירוע מצריך יכולת ארגון ומולטי טסקינג שכן יש לחשוב על כל פרמטר שמרכיב את האירוע ולהיערך עד כמה שניתן לכל אילוץ אפשרי. ישנה רשימה ארוכה של דברים שיש לתכנן כשבראש הרשימה – מציאה של מקום שבו ניתן יהיה לערוך את האירוע. בין אם מדובר באירוע עסקי או חתונה ניתן לבחור באפשרות של השכרת אולם אירועים או לשכור אוהל לאירוע כשלכל אחת מהאפשרויות יתרונות וחסרונות.
יתרונות של אוהל לאירוע
אחד היתרונות הבולטים בהשכרת אוהל לאירוע הוא שניתן להתאים אותו לצרכים הספציפיים של האירוע שרוצים לערוך. השכרת אוהל יכולה להתאים לאירוע גדול או קטן בהתאם למספר המשתתפים ומרחב חיצוני שבו הם יכולים לשהות. בנוסף להשכרת האוהל ניתן להשכיר גם ציוד נלווה לאירוע כמו תאורה, ריצוף, קירות צד, כסאות ושולחנות, במה ואף מערכות סאונד. הבד של האוהל שמשכירים יכול להיות שקוף או אטום וכך לאפשר לערוך את האירוע בחוץ אך עדיין לשמור על פרטיות בעלי האירוע. מגוון סוגי האוהלים שקיימים כיום להשכרה מאפשרים לערוך אירוע בחוץ גם בתנאי מזג אוויר יחסית סוערים (האוהלים שמשכירים הם חזקים ויציבים) וקיים גם יתרון נוסף והוא שהאירוע אינו מוגבל בזמן ויכול להימשך עד השעות המאוחרות של הלילה.
יתרונות של אולם אירועים
אולם אירועים מאפשר לבעלי האירוע ליהנות משירות של צוות המקום שכבר מיומן ויודע כיצד לערוך ולתכנן אירועים בצורה מקצועית. בין אם מדובר באירוע קטן או גדול, אירוע חברה או חגיגת בר מצווה, הצוות של אולם האירועים גם מספק ייעוץ בנוגע לעיצוב האולם ולרוב גם עובד באופן קבוע מול אנשי מקצוע בתחום שיוכלו להעניק שירות לבעלי האירוע כמו שוזרת פרחים, די ג׳יי, צלם ועוד במחירים יחסית טובים. אולם אירועים חוסך גם את ההתעסקות של השכרת ציוד נלווה נוסף כמו שולחנות וכסאות לאירוע ואף ערוך עם מערכת סאונד שקיימת ומחוברת כבר בתוך האולם.
חסרונות של אוהל לאירוע
השכרה של אוהל לאירועים מצריכה תשלום נוסף עבור צוות שיקים את האוהל ואת כל הציוד הנלווה. קיימת כמובן אפשרות לבצע זאת באופן עצמאי אך חוסר הניסיון והידע יכול להוביל להקמה לא בטוחה ויציבה של האוהל ואף חיבור לא תקין של הציוד הנלווה. ארגון באופן עצמאי של האירוע יכול לגזול גם לא מעט זמן והתעסקות – עיצוב האוהל (פרחים, בלונים או כל קישוט נוסף שבוחרים עבור האירוע), הקמה של במה או רחבת ריקודים, סידור שולחנות וכסאות בתוך האוהל ועוד. תכנון האירוע יכול להיות תהליך שמלווה בלא מעט לחץ וכאשר בוחרים באפשרות של השכרת אוהל לאירוע, הדבר יכול לגרום לחוסר שקט ואף קושי של בעלי האירוע להנות כיוון שהם עסוקים בניהול הפן הלוגיסטי של האירוע.
על כל החסרונות האלו ניתן להתגבר בבחירה של חברת השכרת אוהלים ותיקה ומקצועית.
חסרונות של אולם אירועים
אחד החסרונות העיקריים של בחירה באולם אירועים הוא הנושא של מספר המשתתפים באירוע – כל מקום סגור יכול להכיל מספר מקסימלי של אורחים. למרות שתמיד ניתן ואף מומלץ להיערך לכמות גדולה יותר מעט של אורחים ממי שבפועל אישרו את הגעתם, יש מגבלה של מקום ועלול להיווצר מצב שלאורחים נוספים שמגיעים אין היכן לשבת. חסרון בולט נוסף הוא משך זמן האירוע – ברוב אולמות האירועים קיימת הגבלה של זמן ומועד שבו האירוע יכול להסתיים. המשמעות היא שבעל אולם האירועים קובע את הזמן שבו האירוע חייב להסתיים גם כאשר אורחי ובעלי האירוע מעוניינים להמשיך בחגיגה. עיצוב האירוע גם כן יכול להיות חסרון כאשר מדובר באולם אירועים – המבנה הפיזי של האולם למשל יכול להגביל את אופי העיצוב ויש לקחת זאת בחשבון לפני שבוחרים באפשרות של אולם עבור האירוע.
