הפקת אירוע לחברת הייטק יכולה להיות אתגר גדול. בדרך כלל המשימה מוטלת על מחלקת משאבי האנוש שתפקידה לתכנן את האירוע על כל פרטיו. כמובן שלא תמיד קל "לקלוע" לטעם ולרצון של כל המשתתפים ולכן מדובר על משימה מורכבת ולא רק מבחינה לוגיסטית.
איך מפיקים אירוע מוצלח לחברת הייטק?
כדי להפיק אירוע מוצלח במיוחד מומלץ לשתף את עובדי החברה, במיוחד אם מדובר על אירוע שאמור להיות לרווחתם ולאו דווקא אירוע מקצועי נטו. שליחת מייל המזמין הצעות לאירוע, סקר עם מספר אפשרויות וכדומה יגרמו לעובדים להרגיש חלק מהאירוע מן ההתחלה.
בנוסף, אם אפשר, רצוי שמארגני האירוע ינסו לתת ערך מוסף כלשהו לאירוע החברה. ישנן לא מעט אפשרויות כמו מכירה פומבית שהכנסותיה נתרמות לצדקה, דוכן איסוף מוצרי אלקטרוניקה לילדים נזקקים באירוע החברה, הכרזה על ספונסריות של מטרה חשובה כלשהי כחלק מפרויקט משמעותי וכדומה.
איך בוחרים את הפעילויות והאטרקציות?
אחד הדגשים החשובים ביותר כשמפיקים אירוע לחברת הייטק הוא בחירה מדויקת של הפעילויות והאטרקציות. הבחירה מונעת על ידי שני גורמים: סוג האירוע ואופי המשתתפים. ראשית, יש להתאים את כל הפעילויות לסוג האירוע המתוכנן ולא לשלב פעילויות שלא קשורות ואינן צפויות. כך למשל אם מדובר על כנס מקצועי, פעילויות גיבוש קלאסיות המתאימות ליום גיבוש חברה כמו משחקי כדור, אתגרים בצוותים וכדומה לא יתאימו. דוגמא נוספת היא דווקא יום גיבוש שאמור להיות מהנה ולעזור לצוות למשל לצבור חוויות לא כדאי שיכלול הרצאה מקצועית.
שנית, חשוב מאוד לשים לב לאופי המשתתפים לפני שמחליטים על פעילויות ואטרקציות. אם המשתתפים רגילים לפעילות גופנית מעטה לא מומלץ למשל לשלב קיר טיפוס או משחקי ריצה. באופן כללי, מומלץ להימנע מאירועים הכוללים בריכה, גיחות לים או אטרקציות מים מכיוון שאלו עלולות לחייב חשיפה מסוימת שלא כולם יעריכו. ההמלצה היא למצוא פעילויות ואטרקציות נעימות עם מעט אתגר פיזי, רצוי בחיק הטבע אם מזג האוויר מאפשר, כדי לתת לעובדי החברה שהות מחוץ למשרדים, מבני בטון וזכוכית וליהנות ממעט שמש, טבע ואוויר נעים.
איפה עושים אירועים לחברות הייטק?
ישנן אינספור אפשרויות למיקומים שונים עבור הפקת אירוע לחברת הייטק החל מאולמות אירועים דרך אוהל להשכרה ועד לחיק הטבע. כל מקום בו ניתן לקיים אירוע ישמח לתת שירות לחברת הייטק. כמובן שהשאלה היא איזה סוג של אירוע מתוכנן ומכאן ניתן לגזור את האפשרויות, אלו כוללות:
- מרכזי כנסים וקונגרסים – אולמות סגורים ושטחים פתוחים המתוכננים במיוחד לאירוח של כנסים מקצועיים, אירועי ענק וכדומה כולל הקמת אוהל ענק לאירועי חברה למשל.
- אירוע באולם אירועים – אולמי שמחות, קטנים כגדולים יכולים לארח אירוע לחברת הייטק ללא קושי.
- אירוע חברה בחיק הטבע – עם הציוד המתאים, אפשר לעשות אירוע חברה כמעט בכל מקום כולל על חוף הים, בחיק הטבע המיוער וכדומה.
- במשרדי החברה – אם מדובר על אירוע בו מארחים מכובדים למשל או אירוע שמטרתו ציון הישג חשוב וכדומה ומשרדי החברה גדולים מספיק הרי שכמובן ניתן לקיים אותו שם.
- באטרקציות – מוזיאונים, מרכזי תרבות, פארקי נושא וכדומה מציעים פעמים רבות קיום אירועים בשטחם הכוללים גם פעילויות מטעם המקום.
איזה ציוד צריך לאירוע הייטק?
חלק מהפקת אירוע לחברת הייטק הוא כמובן ארגון הציוד המתאים. הציוד תלוי באופי האירוע ומה מתוכן בו אך האפשרויות כמעט בלתי מוגבלות. ניתן למצוא מגוון גדול מאוד של ציוד מקטן ועד גדול להשכרה המתאים לאירועי חברה למשל:
- אוהל לאירועים – הפקת אירוע לחברת הייטק בטבע דורשת השכרת אוהל לשמירה על המשתתפים מפני מזג האוויר, תחימת האזור ויצירת תחושה של מרחב אחיד. אפשר לשכור אוהל בגודל ענק שיתאים גם לאירוע של מאות משתתפים.
- ריהוט – כיסאות, ספסלים, שולחנות, ספות ישיבה, פינות "זולה" ועוד המון אפשרויות.
- הגברה ותאורה – אם האירוע לא מתקיים בתוך מבנה קבוע בו מערכת תאורה אפשר ורצוי לשכור אחת. מערכת הגברה דרושה במידה והאירוע יכלול נאומים, הרצאות או פשוט מוסיקת רקע.
- במה ופודיום – נאומים, הרצאות, הענקת פרס עובד מצטיין, הכרזה וכדומה בהחלט מרשימים יותר כאשר אלו נעשים על גבי במה ופודיום.
- גדרות ומחסומים – במידה ומדובר על אירוע גדול במיוחד, חשוב לתחום את האזור בו הוא מתקיים כדי למנוע ממי שלא שייך לחברה להיכנס.
- ציוד ממותג – באנרים, דגלים, חיפוי ממותג, בלונים בצבעי החברה, ציוד קטן במיתוג החברה כולל למשל מפיות, מתנות לעובדים ועוד.
- חימום וקירור – אם אתם מתכננים הפקת אירוע בטבע חשוב מאוד לכלול ציוד חימום או קירור בהתאם למזג האוויר למשל פטריות חימום, מערכת מיזוג אוויר לאוהלים, מאווררים וכדומה.
מה עוד חשוב לא לשכוח כשעושים הפקת אירוע לחברת הייטק?
אחד הדברים החשובים ביותר הוא כמובן האוכל – קייטרינג מוצלח יכול להיות ההבדל בין אירוע חברה שייזכר לטובה לבין כישלון אדיר. יש היום המון אפשרויות החל מקייטרינג מסורתי בהגשה לשולחנות ועד לדוכני אוכל באווירת שוק צבעוני ומרגש. חשוב מאוד לשים לב לסוג האוכל אם האירוע כולל ילדים ולאפשר גם אופציות לצמחונים וטבעוניים, מנות ללא גלוטן, הכשר מתאים וכדומה הכל בהתאם למה שמתאים לעובדי החברה הספציפית.
דבר נוסף שיש לזכור הוא עיצוב האירוע כך שיהיה לא רק מרשים ויזואלית אלא גם נוח. הדבר חשוב במיוחד כשמחפשים ציוד לאירוע הייטק בטבע ולא באולם סגור. אירועים בטבע חייבים לכלול את כל הציוד הדרוש לנוחות מקסימלית כולל מספיק מקומות ישיבה גם מחוץ למיקום המרכזי שלו, פינת עישון, גישה נוחה לשירותים וכמובן עיצוב המקום כך שיהיה נעים לשהות בו מבחינת תאורה, צבעים וווליום של מוסיקה אם מושמעת וכדומה. כמו כן, יש לשים לב למזג האוויר גם אם האירוע מתקיים במקום סגור. מזג אוויר סוער במיוחד, הצפה, גל חום כבד – כל אלו עלולים למנוע מעובדי החברה להגיע.
