הגדרת האירוע היא הבסיס לכל תכנון נכון. לפני שמזמינים כל פריט ציוד, צריך לעצור ולשאול מה בדיוק אנחנו מארגנים? חתונה בטבע, ימי כיף לחברה, כנס עסקי או אירוע קהילתי כל אחד מהם דרישות שונות לחלוטין. מספר האורחים, אופי המפגש, לוח הזמנים במהלך היום ורמת הפורמליות, כל הפרמטרים הללו ישפיעו ישירות על כמות הציוד שתזדקקו לו. חשוב גם לקחת בחשבון את קהל היעד ילדים, מבוגרים, אנשים עם מוגבלויות, כל אלה משפיעים על הסידורים הלוגיסטיים. ברגע שיש תמונה ברורה של האירוע, קל הרבה יותר להתחיל לתכנן את כל הצרכים הפיזיים שלו, כולל הצורך באוהלים ובמבנים זמניים שיוצרים את המרחב הנדרש.
בחירת המיקום – מה לבדוק לפני הכל?
בחירת מיקום לאירוע ללא תשתיות קבועות היא אחת ההחלטות החשובות ביותר בתהליך. בניגוד לאולם אירועים שמגיע עם כל המערכות מוכנות, שטח פתוח דורש בדיקה מעמיקה. ראשית, יש לבחון את נגישות השטח, האם ניתן להגיע עם רכבי משא לצורך הורדת ציוד? האם הקרקע יציבה ומתאימה להקמת מבנים זמניים? בנוסף, חשוב לבדוק את מצב הניקוז ולוודא שהמקום אינו נוטה להצפות בעת גשם. יש לברר גם מה מותר ומה אסור באזור, היתרי רעש ותקנות עירוניות עשויים להשפיע על התכנון. גובה העצים סביב השטח, כיוון הרוח הדומיננטי ושעות השמש גם כל אלה ישפיעו על מיקום האוהלים ועל חוויית האורחים. ביקור פיזי בשטח, ולא הסתמכות על תמונות בלבד, הוא צעד שלא כדאי לדלג עליו.
תכנון מרחב האירוע
אחד הטעויות הנפוצות באירועים ללא תשתיות הוא הקמת כל האלמנטים בלי לחשוב על זרימה לוגית של האורחים. תכנון נכון מתחיל בחלוקת האירוע לאזורים ברורים למשל אזור קבלת פנים, אזור אוכל, אזור בידור, שטחי ישיבה נינוחים ומתחמי שירות. לכל אחד מהאזורים הללו נדרשת חיפוי מתאים, ואוהל איכותי יוצר את ההפרדה הוויזואלית הנדרשת תוך שמירה על תחושת פתיחות. חשוב לתכנן מסלולי תנועה רחבים מספיק בין האזורים כדי להימנע מצפיפות, ולשים לב למיקום כניסות ויציאות. שימו לב גם לנושא התאורה, מה שנראה מעולה באור יום עשוי להיראות שונה לחלוטין בשעות הערב. תכנית פשוטה על נייר, אפילו לא מקצועית, תעזור לכם לראות את כל התמונה לפני שמתחילים להניח ציוד בשטח.
ציוד בסיסי שכל אירוע חייב
כאשר מדברים על אירוע ללא תשתיות, הציוד הראשון שצריך להיכנס לרשימה הוא תמיד המבנה. אוהל לאירועים הוא לא רק הגנה מפני שמש או גשם, הוא מגדיר את גבולות האירוע, יוצר אווירה ומעניק לאורחים תחושת מקום. ישנם סוגי אוהלים שונים בשוק למשל אוהלי מסגרת קבועים, אוהלי מתיחה, פגודות ואוהלים מתנפחים, לכל אחד מהם יתרונות שמתאימים לסוג אירוע שונה. בנוסף לאוהלים, הציוד ההיקפי הבסיסי כולל שולחנות וכסאות שמחושבים לפי מספר האורחים, רצפות זמניות לשטחים לא ישרים, תאורה ממוחשבת ומערכות חשמל ניידות. ציוד כזה, כשהוא מוזמן ממקום אחד, מוודא תאימות בין כל הרכיבים ומפשט את ההתקנה. השאלה היא לא רק מה צריך, אלא גם איך הכל מתחבר יחד לכדי חוויה אחידה.
ניהול לוגיסטיקה ותיאום בין ספקים
ארגון אירוע ללא תשתיות קבועות מצריך תיאום לוגיסטי שלא קיים באירועים בתוך אולמות. כל ספק מגיע עם לוח זמנים משלו, ותפקידו של מארגן האירוע הוא לגרום לכולם לעבוד בסנכרון. קייטרינג שמגיע לפני שהגז מחובר, צוות תאורה והגברה שמגיע לפני שהרצפה מונחת, אלה תסריטים שיכולים להפוך את ההכנות לסיוט. פתרון טוב הוא להכין לוח זמנים מפורט לכל שעה ביום ההקמה, עם שמות ומספרי טלפון של אחראי כל צוות. חשוב גם לדון מראש עם ספק הציוד שלכם על נושא גישת הרכבים ואחריות על הציוד. שכירת ציוד מחברה שמספקת גם שירות הרכבה והתקנה חוסכת זמן יקר ומפחיתה כפל אחריות. ככל שהתיאום מוקדם יותר, כך ההפתעות ביום האירוע יהיו קטנות יותר.
מה עושים כשהמזג אוויר עשוי להשפיע על האירוע?
מזג האוויר הוא הגורם הבלתי נשלט בכל אירוע חיצוני, ולכן ההכנה לו היא חלק בלתי נפרד מהתכנון. אוהל איכותי יכול להגן מפני שמש יוקדת, גשם ואפילו רוחות בינוניות, אך חשוב לוודא שהאוהל שאתם שוכרים מתאים לתנאים הצפויים. שאלו את ספק הציוד על עמידות האוהל ברוח, על מנגנוני הידוק וקיבעון לקרקע, ועל אפשרות להוסיף דפנות או כיסוי צדדי אם מזג האוויר מחמיר. בנוסף, כדאי תמיד שיהיה תוכנית ב' כמו שטח חלופי בתוך מבנה בסמוך, אפשרות דחייה של שעות ספורות, או חלוקה מחדש של האזורים. ניטור תחזית מזג האוויר החל מ-10 ימים לפני האירוע תאפשר זמן תגובה למקרה שנדרשות התאמות.
עם הציוד הנכון הכל אפשרי
אירוע ללא תשתיות קבועות הוא לא אתגר, הוא הזדמנות ליצור חוויה ייחודית שלא ניתן לשכפל באולם סגור. עם תכנון נכון, ציוד מקצועי ותיאום לוגיסטי מוקפד, אפשר להקים אירוע מרשים בכל מקום כמו למשל שדה פתוח, גן ציבורי, חוף ים או חצר פרטית. המפתח הוא לעבוד עם ספקי ציוד שמכירים את הצרכים הספציפיים של אירועים חיצוניים ומסוגלים לספק פתרון כולל מהאוהל ועד לכיסא האחרון. חברה להשכרת אוהלים וציוד היקפי שמביאה ניסיון רב בשטח, תוכל להנחות אתכם גם לגבי כמויות, גם לגבי סוגי מוצרים וגם לגבי לוח הזמנים הנכון. בסופו של דבר, ההצלחה של אירוע חיצוני נמדדת בתחושת האורחים – וכשהמרחב מסודר, מוגן ונוח, האווירה תטפל בשאר.
